Hay tantos mitos sobre ser organizados con nuestro tiempo o más productivos pero no empezamos por lo básico: esa gestión del tiempo también se aprende. Ceci Emanuele nos da las claves para domar nuestro día a día.

Por: Jazmín Gómez Fleitas

Ceci Emanuele lleva 10 años usando el método Bullet Journal o “BuJo” -como se lo conoce y que aquí te vamos a contar-, es Master en Management Science y se dedica a la consultoría, mentoría y capacitaciones desde La de la Agenda. Su historia con la gestión del tiempo es también una muy personal, arrancó como la de la mayoría: dándose cuenta de que necesitaba organizar y recordar las actividades de cada día.

1.¿Cómo descubriste el Bullet Journal? ¿A raíz de qué situación en tu vida?

Cuando terminé el colegio, tuve un jefe difícil pero genial. Una de mis tareas era armar su agenda para cuando él llegue y definía los pendientes en una combinación de colores: Rojo era urgente, Amarillo era importante y verde era sólo pendiente. Además clasificaba en: Azul si tomaba 15 minutos o menos, naranja si era 1 hora o menos y lila si era más de una hora. Creo que mirando atrás, gracias a él empezó mi amor por las listas de tareas “más trabajadas”.

Cuando terminé la facultad, fui a vivir un tiempo a Chile para hacer una maestría. Estando allá, un compañero me comentó que encontró un método para organizarnos con las tareas que teníamos, y me envió el link del video de youtube del creador. Si bien siempre “hice listas de tareas”, ahí empezó oficialmente mi travesía con los Journals.

2-¿Cómo te ayudó en ese momento y a lo largo de los 10 años que lo venís usando?

No encuentro manera de describir efectivamente lo mucho que hizo por mí el hecho de invertir tiempo en organizarme y sobre todo en aprender a organizarme. Muchos tuvimos jefes que nos dijeron: “Escribí tus pendientes, y organiza tus prioridades”, pero nunca se sentaron a enseñarnos cómo se hace eso.

Es como que tenemos este concepto que todos saben “cómo se hace”, cuando en realidad ¿por qué deberías saber? La organización y gestión de tareas se aprende, como cualquier otro conocimiento.

Entender esto e invertir tiempo en aprender, me permitió enfrentar desafíos muy grandes siendo joven. Las personas que son eficientes y efectivas sobresalen. Me dio la oportunidad de tener puestos importantes ya desde temprana edad o tener a mi cargo importantes proyectos.

Y en estos 10 años cambió muchísimo el rol de mi agenda a lo largo del tiempo. No soy una persona naturalmente organizada o con buena memoria, entonces tener un método para organizarme me convirtió en mejor compañera, amiga, esposa e incluso mamá, porque mi agenda no se limita a mi vida laboral, sino a todo lo que es importante para mí.

3-¿Qué te enseñó sobre la gestión del tiempo?

¡Que somos malos por naturaleza gestionando nuestro tiempo! Es como que tenemos un concepto “infinito” del tiempo, que hay tiempo para TODO. Muchos hacen listas de tareas, pero en realidad las listas son una trampa porque no te permiten dimensionar el tiempo que te va a tomar “terminar la lista”, entonces entramos en un círculo de culpa, procrastinación y frustración.

Aprender a organizarme me permitió entender que nunca vamos a poder hacer TODO lo que está en nuestra lista, por lo que tenemos que ser sabios al elegir qué vamos a hacer y cuáles son las tareas importantes y que suman a nuestras vidas, porque el tiempo no es infinito.

Muchas veces le pregunto a los que hacen el curso, ¿qué tan importante es tu salud para vos? No hay duda en la respuesta, y responden categóricamente: MUCHO. Entonces, ¿cuántas horas le dedicas a la semana? Y hay silencio. Esto es lo segundo que me enseñó mi agenda, que muchos funcionamos en piloto automático. Que no somos ni siquiera conscientes de qué hacemos con nuestro tiempo, y ni que hablar de ser intencionales con su uso.

4-¿Cuáles son las cosas fundamentales a tener en cuenta para aprovechar al máximo el Bullet Journal en una mejor gestión de nuestro tiempo?

Te diría que el principal paso es apagar el piloto automático, la inercia del día. Estamos tan acostumbrados a que el día y los demás definan qué hacemos de nuestro tiempo, que ya ni nos damos cuenta. Parar la pelota, tomar control de tu agenda, entender que ¡Sos responsable de tu tiempo y tu situación es el paso uno de la recuperación! Casi como los 12 pasos para salir de una adicción.

Si estás cansado, ¿qué planes tenes para lograr descansar? Si estás enojado, ¿qué vas a hacer para desenojarte? Si estás sin dormir bien, ¿qué vas a hacer para dormir más? Muchas veces vamos por la vida creyendo que las cosas se tienen que acomodar solas, cuando nosotros somos responsables de nuestro tiempo.

El segundo paso del Bullet Journal, es aceptar que tu cabeza (y tu día) es un caos. Que no vas a poder controlar lo que pensas, pero que sí podes ir descargando a medida que viene a tu mente y que necesitas. Por eso, tenes que descargar tu cabeza.

En lugar de tener listas mentales de tus pendientes, tenerlos en un papel o algún lugar, pero a medida que vayan llegando, anda descargando a un lugar donde: 1. No se te pierda (no cuenta un papel que va a volar). 2. Sabes que vas a volver a ver.

El tercer paso diría que es empezar a dar pasos hacia la planificación. No es necesario hacer demasiado al principio, pero si es necesario empezar. Algunos ejemplos son:

-Elegí una meta del día. Si tan sólo pudieras hacer una sola cosa que sume valor a tu vida, que marque la diferencia, ¿qué sería? Poné esta tarea al principio de tu lista o de manera distinta que resalte. Así ves que no es una tarea más entre muchas.

-Arranca tu día por las tareas más difíciles y que más valor suman a tu vida. Que eso sea lo primero del día. A esto le dicen: “Empezar comiendo el sapo”.

-Tratá de planificar considerando el tiempo, definiendo cuánto te va a tomar la tarea y elegir por horas lo que vas a hacer, en lugar de sólo hacer una lista.

-Cuando elegiste qué hacer, trata de hacer eso hasta terminar sin saltar entre tareas.

Si sólo empezas a implementar estos puntos, ya vas a notar una diferencia enorme.

5-¿Cómo empezar a practicar el bullet journal?

Lápiz + Papel + Empezar a escribir. El método en sí es muy flexible. La idea es que cada uno vaya armando “la agenda que necesita” en un cuaderno vacío. Entonces, realmente es un proceso de ir descubriendo qué te funciona para organizarte. Si bien hay páginas predeterminadas, lo más importante es que empieces y vayas probando.

Lo único que tenés que saber para arrancar es el “lenguaje” que se usa para hacer más visual el estado de las tareas. Se llama Rappid Logging, que significa cargar información de manera rápida y eficiente. Este “lenguaje” es probablemente lo único que va a tener en común una agenda con otra, porque luego es cuestión de que cada uno construya lo que necesita.

6-Muchas veces nos cuesta hacer algo o lo posponemos porque nos enfocamos demasiado en el resultado y no en el proceso, ¿por qué ocurre esto?

La procrastinación es un tema emocional, que a diferencia de lo que muchos creen, no tiene nada que ver con herramientas o hacks de cómo gestionar tu tiempo. Tiene que ver con la gestión de tus emociones 100% y ahí es donde está el secreto.

Comparto un ejemplo sencillo y personal, para que vean que nos pasa a todos de una manera u otra. Si hace tiempo vengo “luchando” con irme al gimnasio de manera regular, al empezar a analizar el problema me doy cuenta de que en el fondo pienso que no va a ser sostenible, que no voy a lograr bajar los kilos que quiero, y que voy a terminar dejando como otras veces. Entonces hay 2 cosas claves que trabajar:

2.Me voy al gimnasio para bajar de peso, y no porque quiero ser más saludable y disfrutar de las endorfinas del ejercicio. Entonces, como no veo “resultados rápido” degenero. Estoy enfocada en el resultado y no en el proceso.

2.Cuando dejo de ir un día, ya me dan ganas de no volver a ir porque “ya fallé”. Y en realidad tengo que aprender a reconocer y valorar lo que sí se logró. Entender que es un proceso y que no deja de funcionar si esta semana hice 2 de 3.

Entonces, muchas veces nuestro problema es que nos enfocamos en el resultado, o en el fracaso, cuando en realidad casi todo en la vida es una construcción, que tenemos que aprender a disfrutar más aún el proceso que a donde nos lleva.