• Por el Dr. Juan Carlos Zárate Lázaro
• MBA

Si no cuentas con un buen flujo de efectivo, será más complicado que tu emprendimiento pueda tener un crecimiento sostenible y sustentable en el tiempo.

La regularidad en los pagos de tus clientes por las ventas a crédito constituye un factor clave para que tu portafolio de cuentas a cobrar se mueva en función al flujo que pretendas que te los permitan ofrecer productos y servicios de calidad.

Conforme vaya aumentando tu cartera de clientes, se hace necesario que definas e implementes un registro confiable sobre los movimientos, facturas y recibos. Dependiendo de los recursos con que cuentes, sería bueno designar a un responsable que gestione el sistema de cobranza. Si bien, en los negocios pequeños, los cobradores suelen ser los propios dueños dada su estructura organizacional.

La decisión de designar a una persona para que realice estas transacciones está orientada a un mejor ordenamiento.

Un buen sistema de cobros depende tanto de la tecnología empleada para administrar la información, como del capital humano encargado de esta área.

Su función va orientada a concretar las cobranzas en tiempo y forma cuidando mantener una buena relación con tus clientes y la “salud” de tu portafolio.

Un elemento primario para asegurar una mayor formalidad es emitir las facturas en el momento correcto. Implica contar con una buena información del cliente. Un buen software de contabilidad te ayudará a contar con un registro de las facturas y emitirlas automáticamente.

En caso de que trabajes con clientes a distancia y tengas la posibilidad de realizar ventas online o vía depósito en alguna de tus cuentas bancarias, es recomendable enviar la factura lo antes posible y solicitar una confirmación de recepción, ahora que la tecnología nos da la posibilidad de hacerlo electrónicamente.

Asegurémonos que en la factura emitida se especifique el concepto de compra, precio, fecha de vencimiento y los demás datos relevantes. Tomar en cuenta que aplazar el envío de las mismas prolonga los tiempos de pago lo cual podría obligarnos a gestionar un préstamo de una entidad financiera, conllevando costos y gastos adicionales, que ya no serían posibles trasladarlos a los precios de ventas.

Llevar los reportes de cuentas por cobrar actualizados es primario pues nos permiten tener control acerca de la salud financiera de nuestro negocio. Apóyate en un software contable. Así podrás darle un seguimiento correcto a los pagos, saber la fecha exacta de emisión de facturas y sus plazos de vencimiento. Tiene su costo obviamente, pero haciendo la relación costo-beneficio esta última es superior.

Los reportes de cuentas por cobrar te ayudarán a tomar mejores decisiones sobre las acciones a implementar según cada caso, al ofrecerte en tiempo real el estatus de tus cobranzas e indicadores.

Es importante establecer los mecanismos que serán utilizadas para alertar a tus clientes que deben ponerse al día con sus deudas.

Puedes prever la utilización de llamadas telefónicas, recordatorios a domicilio, envío de correos electrónicos automáticos, entre otras formas que consideres adecuada para cada cliente.

De ti dependerá la forma de definir la vía y la secuencia para notificar a tus clientes sobre sus pagos pendientes, especialmente cuando han excedido el límite de tiempo. Administrar tus cobranzas con la ayuda de un software te proporcionará la seguridad necesaria en el manejo de todos los datos importantes.

Si lo enunciado precedentemente está bien encaminado, te ayudará a fortalecer la gestión económica-financiera de tu emprendimiento, con la posibilidad potencial de poder ser más rentable y competitivo.

Además, tus niveles de liquidez te podrían permitir hacer frente a las necesidades de capital de trabajo en un porcentaje con recursos propios disminuyendo así la presión de tus costos financieros beneficiando a tu gestión económica.