- Por Guilherme Amado
- Profesor asociado de la Fundação Dom Cabral, Brasil
El proceso presupuestario en empresas pequeñas y medianas suele estar lleno de limitaciones, errores y dudas, y generalmente carece de mejoras necesarias para que el presupuesto cumpla plenamente sus funciones. A continuación, presentamos algunos puntos clave para reflexionar, no siempre exentos de controversias entre los expertos en el tema:
Error 1: El presupuesto es responsabilidad del área contable-financiera.
A menudo, el presupuesto se percibe como una mera proyección del Estado de Resultados del Ejercicio y, por ello, suele ser elaborado exclusivamente por el propietario del negocio, el director financiero, el contador y el tesorero. Se considera únicamente como un instrumento de gestión financiera y no como un recurso que involucra a toda la empresa. Sin embargo, el presupuesto debería partir de un plan operativo que establezca metas y parámetros de desempeño entre cada área y la empresa, funcionando como un acuerdo formal de desempeño futuro. Este plan operativo genera proyecciones económicas (Estado de Resultados proyectado) y financieras (Flujo de Caja proyectado), convirtiendo al presupuesto en un instrumento que pertenece a toda la empresa, no solo al área financiera.
Error 2: El presupuesto existe para prever el futuro.
Otro error común es tratar el presupuesto como una herramienta para predecir con precisión el futuro, como si fuese una bola de cristal. Aunque la precisión es deseable, el propósito principal del presupuesto no es adivinar el futuro, sino establecer un parámetro de referencia contra el cual medir el desempeño mensual. Esto permite identificar desviaciones y definir planes de acción para corregirlas. En el caso del presupuesto, la clave no es predecir, sino controlar.
Error 3: El presupuesto se limita a la proyección de utilidades.
Muchas empresas ven el presupuesto como una proyección del resultado final en el Estado de Resultados, lo cual es una limitación significativa. La verdadera restricción para el crecimiento no suele estar en la utilidad proyectada, sino en la caja y la salud financiera de la empresa. Es esencial proyectar también el Flujo de Caja para garantizar que los recursos sean suficientes para cubrir el capital de trabajo, las deudas y los dividendos, evitando un endeudamiento descontrolado. Si el consumo de recursos es excesivo, el ritmo de crecimiento y la proyección de utilidades deben ajustarse para respetar los límites financieros del negocio.
Error 4: El presupuesto y el Plan Estratégico son independientes.
Un error frecuente es tratar el presupuesto y el plan estratégico como documentos separados. En realidad, el presupuesto debería reflejar el primer año del plan estratégico, incorporando los objetivos de crecimiento, márgenes esperados, mercados a desarrollar e inversiones necesarias para cumplir con los proyectos estructurantes. Una mayor integración entre ambos facilita la ejecución del plan estratégico y define metas de desempeño claras para las diferentes áreas.
Error 5: Si está en el presupuesto, puedo gastarlo.
El presupuesto establece límites de desempeño, pero no necesariamente autoriza automáticamente gastos o inversiones. Estas decisiones deben pasar por un proceso normal de análisis crítico de viabilidad y corrección. Además, los ahorros realizados en un área no deben justificar excesos en otras. Los recursos economizados deben considerarse un logro empresarial y fomentar un esfuerzo continuo de contención de gastos, siguiendo las reglas de gobernanza establecidas.
Abordar estos cinco errores comunes ya representa un avance significativo en el proceso presupuestario de las empresas pequeñas y medianas. En próximos artículos, exploraremos otros aspectos importantes relacionados con este tema.