Los administradores y emprendedores con más posibilidades de triunfar son aquellos que emplean los presupuestos económico-financieros como herramienta de gestión para el éxito de sus organizaciones.
Su uso es fundamental para la planeación y control de cualquier empresa. Permite coordinar las acciones de diferentes posiciones y departamentos, garantizando el compromiso para lograr resultados. Además, respalda la autoridad de los que están al frente de las pymes para la estructura de sus gastos operativos y administrativos y proponerse metas realizables.
Presupuestar genera un marco de referencia dentro del cual los individuos y la organización pueden trabajar. Estimulan a mirar hacia el futuro y planear con un programa estandarizado capaz de mejorar la consecución de sus objetivos cuali/cuantitativos. Paralelamente a que las organizaciones planeen para el largo plazo mediante la estrategia de negocios trazada, también establecen planes a corto plazo, en los que incluyen las acciones que deben emprenderse, para alcanzar las metas del plan estratégico
Los presupuestos son de relevante importancia para minimizar errores, y los que tienen a su cargo ejecutarlos no siempre tienen una segunda oportunidad. De ahí la trascendencia de elaborar los presupuestos con la mayor exactitud posible desde el principio.
Los 6 objetivos principales de presupuestar se resumen en los siguientes ítems: Planear: ayudar a la planeación de una organización de manera lógica y sistemática, coherente con la estrategia de negocios a largo plazo. Coordinar: con base en lo planificado, coordinar las actividades de diversas partes de la organización y asegurarse de su solidez. Comunicar: hacerlo de manera sencilla a los diversos gerentes de los objetivos, oportunidades y planes de negocios. Motivar: estimular a los gerentes para que se esfuercen en alcanzar las metas personales y las de la organización. Controlar: ayudar al control de las actividades mediante la evaluación del progreso respecto al plan original, haciendo los ajustes que necesario fueren. Evaluar: proveer un marco de referencia para evaluar el desempeño de los gerentes en la consecución de sus objetivos individuales y departamentales.
Presupuestar es la aplicación táctica del plan de negocios, que se incorpora tanto en la planeación como en el control de los procesos. De hecho, lo correcto es lo contrario. Lejos de ser una actividad que se efectúa una vez al año, requiere consultar continua y simultáneamente las cifras, presupuestadas y reales, de otros años contables.
Es fundamental dar seguimiento a un presupuesto para comparar qué sucedió en la realidad contra lo que se estimó, investigar las causas de las diferencias, aplicar medidas correctivas y evaluar cómo se podría mejorar el presupuesto en el futuro.
Ninguna organización se parece a otra. Usted debe definir por qué está presupuestando, qué quiere obtener con ello, cuáles son los problemas particulares de su negocio y cómo su enfoque le permitirá alcanzar las metas fijadas.
Es un instrumento de control y evaluación aplicable no solamente a las grandes corporaciones, sino también a cualquier tipo de empresa sea del tamaño y segmento de negocio que fuere.
Existen aún en nuestro país empresas que “presupuestan” sus ingresos/gastos en forma empírica, restándole competitividad y calidad de organización frente a otras de ramos similares dentro del mercado.
Estamos en plena era de la tecnología por lo que amerita con creces hacer de la misma un uso intensivo. Muchos creen que elaborar un presupuesto anual de ingresos y egresos solo sería aplicable a las empresas de tamaño corporativo.
Craso error, pues los emprendedores, que tienen una menor complejidad organizacional y recursos económicos, con más razón están sujetos a hacer un seguimiento/monitoreo de la evolución de las actividades de su empresa en función a lo presupuestado inicialmente, a fin de poder hacer en tiempo oportuno las correcciones que ameriten para poder aspirar a ser rentables y competitivos dentro de sus rubros de negocios explotados.