Por el Dr. Juan Carlos Zárate Lázaro
MBA
Los administradores con más posibilidades de ser exitosos son aquellos que utilizan los presupuestos como herramienta de gestión en sus empresas.
El uso de presupuestos es fundamental para la planeación y control de cualquier organización sea el segmento de negocios al que se dediquen.
Coordina las acciones de diferentes gerentes y departamentos y garantiza el compromiso para lograr resultados. Además, respalda la autoridad de los gerentes para incurrir en gastos corrientes y de capital y proponerse objetivos y metas.
Presupuestar genera un marco de referencia dentro del cual los individuos, los departamentos y la organización pueden trabajar. Los presupuestos estimulan a mirar hacia el futuro y planear con un programa estandarizado capaz de mejorar la comunicación de sus objetivos dentro de las empresas.
Paralelamente a que las organizaciones planean para el largo plazo mediante la estrategia de negocios, también establecen planes a corto plazo, en los que incluyen las acciones que deben emprenderse, para alcanzar las metas del plan estratégico.
Los presupuestos son demasiado importantes como para equivocarse, y los gerentes no siempre tienen una segunda oportunidad. De ahí la relevancia de elaborar los presupuestos con la mayor exactitud posible desde el principio.
LOS 6 OBJETIVOS PRINCIPALES DE PRESUPUESTAR SE RESUMEN EN LOS SIGUIENTES ÍTEMS:
1- Planear: Ayudar a la planeación de una organización de manera lógica y sistemática, coherente con la estrategia de negocios a largo plazo.
2- Coordinar: Coordinar las actividades de diversas partes de la organización y asegurarse de su solidez.
3- Comunicar: Dar a conocer de manera sencilla a los diversos gerentes de los objetivos, oportunidades y planes de negocios.
4- Motivar: Estimular a los gerentes para que se esfuercen en alcanzar las metas personales y las de la organización.
5- Controlar: Ayudar al control de las actividades mediante la evaluación del progreso respecto al plan original, haciendo los ajustes necesarios.
6- Evaluar: Proveer un marco de referencia para evaluar el desempeño de los gerentes en la consecución de sus objetivos individuales y departamentales.
Presupuestar es la aplicación táctica del plan de negocios, que se incorpora tanto en la planeación como en el control de los procesos.
De hecho, lo correcto es lo contrario. Lejos de ser una actividad que se efectúa una vez al año, presupuestar requiere consultar continua y simultáneamente las cifras, presupuestadas y reales, de otros años contables.
Es fundamental dar seguimiento a un presupuesto para comparar que sucedió en la realidad contra lo que se estimó, investigar las causas de las diferencias, aplicar medidas correctivas y evaluar cómo se podría mejorar el presupuesto en el futuro.
Ninguna organización se parece a otra... Debemos definir por qué estamos presupuestando, qué queremos obtener con ello, cuáles son los problemas particulares de nuestro negocio y cómo tu enfoque te permitirá alcanzar las metas fijadas.
Es un instrumento de control y evaluación aplicable no solamente a las grandes corporaciones, sino también a cualquier tipo de empresa sea del tamaño y segmento de negocio que fuere.
Los administradores de empresas deben acostumbrarse a utilizar este instrumento que permita medir los costos, gastos y otros desembolsos vs. resultados proyectados previamente.